엑셀에서 목록으로 데이터 입력하기~!

엑셀을 입력할 때 자주 사용하는 데이터(직책, 사번, 연락처 등등)이 있다면 목록으로 지정해서 쉽게 입력할 수 있습니다. 또한 다른 사람과 엑셀을 공동으로 사용한다면 다른 값이 아니라 지정된 값을 입력해야 나중에 데이터 분석을 하기 쉽습니다. 그럼 목록에 있는 데이터만 입력하도록 설정하는 방법을 알아봅시다.

1. 이런 표가 있다고 가정합시다. 담당자를 입력하는데 담당자는 항상 같은 직책이라 매번 새롭게 입력하다보면 오타나 공백이 생겨서 나중에 데이터 필터가 잘못 걸릴 수도 있습니다. 이때 "데이터 유효성"을 이용하면 됩니다.

2. 우선 목록에 들어갈 데이터값을 셀에 입력해 둡니다. 여기서는 보기 쉽게 표 옆에 작성했지만, 나중에는 다른 시트에 작성하는 게 관리하기나 보기에 깔끔합니다. 다음엔 상단메뉴 [데이터]에서 [데이터 유효성 검사]를 클릭합니다.

3. 위 그림과 같은 창이 나타날 것입니다. 여기서 제한 대상을 <모든 값>에서 <목록>으로 변경해 줍니다.

4. 이제 목록 데이터를 연결해줘야 하는데 <원본>을 클릭하고 아까 적어둔 직책을 드레그해서 선택해 줍니다. 물론 (부장,차장,과장,대리,사원)이런식으로 직접 작성해줘도 되는데 참조를 걸어두면 나중에 목록만 수정하면 되니 참조 방식이 더 편리합니다. 다 됐으면 [확인] 버튼을 누릅니다.

5. 이제 담당자 열을 클릭하면 화살표가 나타나고 단축키 Alt + 방향키(↓)를 클릭하면 직책 목록이 나타나는 것을 확인할 수 있습니다. 이때 목록 외에 데이터를 입력하게 되면 아래와 같은 오류가 발생합니다. 

[아니요]를 클릭하면 다른 데이터를 입력할 수 있습니다. 하지만 설정을 통해 아예 입력이 불가능하게 만들거나 아예 오류 메시지를 나타나지 않게 만들 수도 있습니다. 이 방법은 다음 시간에 알아보도록 하겠습니다.